Ziekmelding: dienst invullen in zes stappen, snel en eerlijk

Jimmy van den Worm, oktober 2026. Leestijd 5 minuten.

Het is 06.40 uur en de telefoon gaat: een collega van de vroege dienst meldt zich ziek. Om 07.00 uur moet er iemand staan, dus u belt de lijst af tot er iemand ja zegt. Vaak is dat dezelfde collega als de vorige keer, en niemand heeft nagerekend of die wel genoeg rust heeft gehad.

Weekrooster met één open dienst na een ziekmelding, naast een telefoon en een lijst met invallers.

Hieronder een stappenplan voor dat moment, en wat u vooraf regelt. De ziekmelding zelf loopt via uw verzuimprotocol; dit artikel gaat over het gat in het rooster.

Wat doet u in het eerste kwartier?

  1. Bepaal wat er minimaal moet staan: hoeveel mensen, welke uren, welke deskundigheid. Soms is een kortere dienst genoeg.
  2. Streep weg wie niet mag. Wie te weinig rust had of al te veel uren maakt, valt af.
  3. Vraag in een vaste volgorde: eigen team, eigen flexpool, dan pas een uitzendbureau.
  4. Begin bij wie het minst extra deed, niet bij wie altijd ja zegt.
  5. Lukt het niet, schaal op. De leidinggevende of achterwacht beslist wat er die dienst wel en niet gebeurt, niet de collega's op de groep.
  6. Leg vast en meld het rond. Pas het rooster aan, laat het team weten wie er komt en registreer de tijden die echt gewerkt zijn.

Welke regels checkt u voordat u iemand belt?

De Arbeidstijdenwet geldt ook om 06.40 uur. De werkgever is verantwoordelijk voor de naleving, schrijft de Nederlandse Arbeidsinspectie. Dat verandert niet als een medewerker zelf aanbiedt om te komen.

CheckGrens (18 jaar en ouder)Bron
Rust sinds de vorige dienst11 uur; 1× per 7 × 24 uur minimaal 8 uurAtw 5:3
Rust na een nachtdienst die na 02.00 uur eindigde14 uur; 1× per 7 × 24 uur minimaal 8 uurAtw 5:8
Rust na 3 of meer nachtdiensten op rij46 uurAtw 5:8
Lengte van de dienst12 uur arbeid; een nachtdienst 10 uur, een beperkt aantal keer 12 uurAtw 5:7 en 5:8
Uren deze week60 uurAtw 5:7
Wekelijkse rust36 uur per 7 × 24 uur, of 72 uur per 14 × 24 uurAtw 5:5
Pauzemeer dan 5,5 uur werk: 30 minuten; meer dan 10 uur: 45 minutenAtw 5:4

Atw = Arbeidstijdenwet. Een cao kan bij de pauze, en in de verpleging en verzorging bij de rust, iets anders regelen. Alle grenzen met een rekenvoorbeeld staan in Rusttijd tussen diensten in de zorg.

Let op de dubbele dienst. Voor de wet loopt een dienst door tot de volgende rust van minstens 8 uur. Een vroege en een late dienst achter elkaar zijn dus één dienst, en die komt ruim boven de 12 uur arbeid die een dienst mag duren. Een paar uur langer blijven kan wel, zolang het totaal niet boven de 12 uur komt en de rust daarna klopt.

Werkt een invaller ook elders? Weet u dat, dan moet u daar volgens de Arbeidsinspectie rekening mee houden. Vraag het dus.

Wie vraagt u eerst, en hoe blijft dat eerlijk?

Wie altijd ja zegt, wordt het vaakst gebeld. In onze ervaring is dat juist de collega die u het minst kunt missen. Een vaste volgorde helpt:

  1. Het eigen team: wie vrij is en binnen uren en rust ruimte heeft.
  2. Deeltijders die meer willen werken.
  3. De eigen flexpool of oproepkrachten.
  4. Een uitzendbureau.

Binnen elke groep begint u bij wie dit kwartaal het minst extra deed. Een telling per medewerker is genoeg; waarom die werkt, leest u in waarom een eerlijk rooster het verloop verlaagt. Stel het als vraag, en accepteer een nee.

Oproepkrachten roept u minstens 4 kalenderdagen van tevoren op, schriftelijk of elektronisch. Korter van tevoren hoeven ze niet te komen; een cao kan de termijn verkorten tot minimaal 1 dag. Bij een ziekmelding van vanochtend is een oproepkracht dus een vraag, geen opdracht.

Uitzendkrachten. Als inlener geldt u voor de Arbeidstijdenwet als werkgever. De tabel geldt dus ook voor de invaller van buiten. Bent u een zorgbureau met een eigen pool, lees dan roosterprogramma voor zorgbureaus.

Hoe regelt u dit vooraf?

Moet iemand verplicht bereikbaar zijn om te komen, dan is dat consignatie. Daarvoor gelden eigen grenzen, zoals hooguit 14 dagen per 4 weken, en niet in de 11 uur vóór en de 14 uur na een nachtdienst. In de verpleging en verzorging kan een bereikbaarheidsdienst alleen via de cao, hooguit 3 keer per 7 × 24 uur en 32 keer per 16 weken. Een reservelijst van mensen die nee mogen zeggen, is geen consignatie.

Zo doet u dit morgen
  1. Schrijf per dienst de minimale bezetting op, met de nodige deskundigheid.
  2. Maak een reservelijst: wie wil extra werken, op welke dagen.
  3. Leg de tabel met rusttijden bij die lijst, waar degene die belt hem ziet.
  4. Spreek af wie belt, in welke volgorde, en wie beslist als het niet lukt.
  5. Tel extra diensten per medewerker, en bel voortaan eerst wie onderaan staat.

Wat doet Roosterklaar AI bij een ziekmelding?

In Roosterklaar AI voert u ziekte in als afwezigheid; die gaat altijd voor. Valt iemand uit nadat het rooster is goedgekeurd, dan typt u de wijziging in gewone taal en wordt de dienst een open dienst. Collega's kunnen hem in het portaal oppakken, en krijgen hem alleen als alle regels kloppen, zoals de rusttijd en het weekmaximum. Meer over 24-uurszorg leest u op roosterprogramma voor thuiszorg.

Veelgestelde vragen

Mag een collega een dubbele dienst draaien als iemand ziek is?
Alleen als het totaal niet boven de 12 uur arbeid komt. Zonder 8 uur rust ertussen zijn twee diensten voor de wet één dienst.

Moet een oproepkracht komen als ik vandaag bel?
Nee. De oproeptermijn is minstens 4 kalenderdagen. Een cao kan die verkorten tot minimaal 1 dag; kijk dus in uw eigen cao.

Is een reservelijst hetzelfde als consignatie?
Niet als de mensen op de lijst nee mogen zeggen. Consignatie betekent verplicht bereikbaar zijn om bij onvoorziene omstandigheden te komen werken, en daarvoor gelden eigen grenzen.

Dit artikel vat de wet samen zoals die gold op 7 oktober 2026. Het is geen juridisch advies: de wettekst en uw cao gaan voor. Kijk in uw cao wat daar staat over roosterwijzigingen en extra diensten.

Wilt u zien hoe uw eigen regels in een rooster vallen?
Wij maken één maand gratis uw rooster voor één locatie, naast uw huidige planning.
Vraag de gratis pilotmaand aan

Bronnen

Alle bronnen geraadpleegd op 7 oktober 2026.