roosterklaarRooster maken met AI: zo werkt het
Met AI maakt u een personeelsrooster in minuten in plaats van uren. Uw team geeft beschikbaarheid door, ook gewoon als WhatsApp-bericht. AI leest het, verdeelt de diensten eerlijk en houdt zich aan de Arbeidstijdenwet en uw cao. U keurt het rooster goed.
Hieronder leest u wat AI daarbij wel en niet doet, hoe u in vier stappen een rooster krijgt, welke regels bewaakt worden, of ChatGPT het ook kan, en welke programma's het rooster echt zelf maken. Zelf proberen kan direct, met een verzonnen team.
Liever kijken dan lezen? In 2 minuten en 43 seconden, met stem: de berichten van het team, het rooster dat eruit rolt, de regels die bewaakt worden en wat AI wel en niet doet. Opgenomen in de echte demo, met een verzonnen team.
Wat AI wel en niet doet bij roosteren
"AI" in een roosterprogramma betekent twee dingen die u uit elkaar moet houden.
- Wel: lezen. Een taalmodel zet "ma en wo kan ik, vrijdag niet" om in beschikbaarheid per dag. Het leest ook een geplakte groepsapp met twintig berichten, en meldt wat het niet begreep.
- Wel: kiezen binnen de regels. Een rekenmotor bepaalt wie welke dienst krijgt. Hij weegt alle combinaties tegen elkaar af: bezetting, rusttijden, contracturen, een eerlijke verdeling van weekenden en avonden.
- Niet: de regels oprekken. De Arbeidstijdenwet en uw cao zijn harde grenzen. Past een dienst er niet binnen, dan blijft de plek open en ziet u dat. Een grens wordt nooit stil overschreden.
- Niet: beslissen. De planner keurt elk rooster goed voordat het geldt, en kan afwijken. Er is dus geen besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust, waar artikel 22 van de AVG medewerkers tegen beschermt.
Verandert door de invoering uw werktijdenregeling, dan heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht (artikel 27 Wet op de ondernemingsraden). Betrek de raad dus vroeg; hebt u geen ondernemingsraad, bespreek het dan in het teamoverleg. Hoe u het team meeneemt, leest u in AI maakt het rooster eerlijker, niet het team kleiner.
In vier stappen een rooster maken met AI
- Inrichten. Diensten en tijden, bezetting per dag en uw regels: welke dienst niet op welke mag volgen, het maximum per week, vaste dagen, contracturen. Dat doet u één keer, samen met ons. Daarna staat het.
- Het team geeft beschikbaarheid door. Per WhatsApp of mail, in eigen woorden, of in de app. De planner plakt de berichten in één tekstvak, of ze komen per mail binnen. AI leest ze en zegt wat het niet begreep.
- AI maakt het rooster. De motor rekent het week- of maandrooster uit binnen de regels, met een telling per medewerker van diensten, weekenden en uren. Wat niet past, wordt gemeld: een open plek, een regel die botst.
- De planner keurt goed. Daarna ziet het team het rooster in de app en komt het per mail als Excel in uw eigen indeling. Aanpassen kan in gewone taal, bijvoorbeeld "haal Bram weg op zaterdag".
Hoe dat er op het scherm uitziet, ziet u in de uitlegvideo's van de app.
Probeer het zelf
In de demo staat een team van twaalf medewerkers klaar, met hun berichten over volgende week. Pas een bericht aan, bijvoorbeeld wie zaterdag toch niet kan, en bekijk hoe het rooster verandert. Het rooster staat er binnen enkele seconden. De tekst die u invult, wordt niet bewaard; gebruik geen echte namen.
Probeer het zelfWelke regels de AI bewaakt
De rekenmotor kent de grenzen uit de wet en de cao als harde regels. U zet ze per locatie aan; daarna gelden ze bij elk rooster, ook bij een aanpassing achteraf.
| Regel | Grens | Bron |
|---|---|---|
| Rust tussen twee diensten | 11 uur per 24 uur; één keer per 7 × 24 uur mag dat 8 uur zijn | Arbeidstijdenwet art. 5:3 lid 2 |
| Rust na een nachtdienst die na 02.00 uur eindigt | 14 uur | Arbeidstijdenwet art. 5:8 lid 4 |
| Rust na 3 of meer nachtdiensten op rij | 46 uur | Arbeidstijdenwet art. 5:8 lid 5 |
| Diensten op rij met een nachtdienst erin | hooguit 7 | Arbeidstijdenwet art. 5:8 lid 6 |
| Wekelijkse rust | 36 uur aaneengesloten per 7 × 24 uur | Arbeidstijdenwet art. 5:5 lid 2, rijksoverheid.nl |
| Vrije zondagen | minstens 13 per 52 weken | Arbeidstijdenwet art. 5:6 lid 3 |
| Werkdagen per week (VVT) | 3, 4 of 5, naar contract: tot en met 15 uur, tot en met 24 uur, meer dan 24 uur; sinds 1 januari 2026 | cao VVT 2025-2026 art. 3.2 lid 4 |
Daarnaast uw eigen teamafspraken, die u zelf aan- of uitzet: een heel vrij weekend, twee vrije dagen achter elkaar, niet meer uren dan het contract en zo dicht mogelijk bij de contracturen. En per medewerker: geen nachten, niet in het weekend, een vaste vrije dag, een maximum per week. Valt u onder een andere cao, dan zetten we die afspraken samen om in regels. Meer over de grenzen leest u in Rusttijd tussen diensten en Cao VVT rooster regels.
Kan ChatGPT gratis een rooster maken?
Voor een klein team zonder veel regels vaak wel. Vijf mensen, één dienst per dag, geen nachten: dat puzzelt een taalmodel redelijk. Bij twintig of meer mensen met rusttijden, contracturen en een eerlijke verdeling houdt het op. Drie redenen:
- Een taalmodel telt niet betrouwbaar. Het voorspelt tekst. Of iemand zes of zeven diensten heeft, en of er echt 11 uur tussen twee diensten zit, rekent het niet na. Het schat.
- Het controleert zichzelf niet. Het rooster ziet er netjes uit, maar u moet elke cel nakijken: elke rust, elk weekmaximum, elke vrije dag. Dat is precies het werk dat u kwijt wilde.
- U plakt persoonsgegevens in een chatdienst. Namen, beschikbaarheid, wie er ziek is. De AVG vraagt daarvoor een verwerkersovereenkomst (artikel 28); de gratis versies voor consumenten bieden die doorgaans niet.
Roosterklaar AI gebruikt AI daarom alleen om tekst te lezen. Het rooster zelf berekent een wiskundige motor, een zogeheten constraint solver, die de regels nooit breekt. Een plek die niet past, blijft open en wordt gemeld. Het verschil ziet u terug in de telling per medewerker.
Welke programma's maken zelf het rooster?
Veel roosterprogramma's zijn een digitaal planbord: u sleept nog steeds zelf. Een paar maken het rooster ook echt. Gecontroleerd op de websites van de leveranciers, oktober 2026; staat er iets niet meer, mail ons.
| Programma | Maakt het hele rooster zelf? | Hoe beschikbaarheid binnenkomt | Bron (eigen site, oktober 2026) |
|---|---|---|---|
| Fastis | Ja. Een roosteralgoritme maakt met één klik een conceptrooster; gericht op de zorg. | In het programma. | fastis.nl |
| Dyflexis | Ja, drie voorstellen om uit te kiezen. De diensten moeten eerst in het rooster staan. | In het programma. | dyflexis.com |
| Shiftbase | Ja, als "early access" (bèta). Alleen in Premium. | In het programma: beschikbaarheid, goedgekeurde afwezigheid en roosterregels. | help.shiftbase.com |
| Nostradamus | Deels. De dagplanner vult open diensten; een weekplanner is aangekondigd. | In het programma. | nostradamus.nl |
| Workfeed | Deels. Wijst medewerkers toe aan diensten die u hebt neergezet. | In de app. | workfeed.io |
| Werktijden.nl | Nee. AI-functies staan aangekondigd als "binnenkort". | In de app. | werktijden.nl |
| Roosterklaar AI | Ja. Week- of maandrooster, met wet en cao als harde grens; meldt wat niet past. | Uit WhatsApp of mail (AI leest de tekst), of in de app. | roosterklaar.nl |
Wat zorgorganisaties leerden toen ze AI in het rooster testten, leest u in Roosters maken met AI in de zorg.
Veelgestelde vragen
Moet de ondernemingsraad instemmen als we met AI gaan roosteren?
Verandert uw werktijdenregeling, dan heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht (artikel 27 lid 1 onder b Wet op de ondernemingsraden); dat geldt ook voor een regeling over de persoonsgegevens van medewerkers (onder k). Omdat de planner elk rooster goedkeurt, is er geen besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust, zoals bedoeld in artikel 22 van de AVG. Dit is geen juridisch advies.
Wat gebeurt er met de gegevens van mijn medewerkers?
We verwerken alleen wat het rooster nodig heeft: namen, beschikbaarheid, diensten en afwezigheid. Geen cliëntgegevens, geen BSN's. De afspraken daarover leggen we vóór de pilot vast in een verwerkersovereenkomst. De AI-dienst die de berichten leest, Claude van Anthropic, krijgt alleen de tekst van die berichten. Meer staat in de privacyverklaring.
Werkt het naast ons huidige programma?
Ja. Roosterklaar AI draait ernaast; er hoeft niets gekoppeld of vervangen te worden. In de pilotmaand legt u ons rooster naast uw eigen rooster en vergelijkt u zelf.
Hoe snel is een rooster klaar?
In seconden. In onze metingen rekent de motor een maandrooster met 150 diensten uit in 0,2 tot 1,2 seconden. Het lezen van een stapel berichten door de AI kost daar enkele seconden bij.
Wat kost het?
Eerst niets. De pilotmaand is gratis: één locatie, één maand, met een vaste einddatum en zonder verplichtingen. Pas als u ziet dat het werkt, bespreken we wat het daarna kost.
Probeer het eerst met een verzonnen team. Of laat ons één maand gratis uw rooster maken voor één locatie, naast uw huidige planning, met een vaste einddatum en zonder verplichtingen.
Bronnen
- Arbeidstijdenwet, artikelen 5:3, 5:5, 5:6 en 5:8 (versie geldend vanaf 1 juli 2025): wetten.overheid.nl/BWBR0007671
- Rijksoverheid, "Wat zijn de wettelijke regels voor mijn werktijden en rusttijden?": rijksoverheid.nl
- Cao VVT 2025-2026 (looptijd 1 januari 2025 tot en met 31 augustus 2026; geldt tot de nieuwe cao rond is), artikel 3.2, zoals gepubliceerd door ActiZ: actiz.nl
- Wet op de ondernemingsraden, artikel 27: wetten.overheid.nl/BWBR0002747
- Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), artikelen 22 en 28: eur-lex.europa.eu
- Websites van Fastis, Dyflexis, Shiftbase, Nostradamus, Workfeed en Werktijden.nl: de pagina's in de tabel hierboven.