Roosters maken met AI in de zorg: wat wel en niet werkt

Jimmy van den Worm, oktober 2026. Leestijd 6 minuten.

AI belooft een rooster met één druk op de knop. Zorgorganisaties die het hebben getest, merkten dat het rekenen het makkelijke deel is. Het lastige deel zit ervoor en erna: de juiste gegevens erin krijgen, vooraf keuzes maken en het team meenemen. Hieronder staat wat twee pilots in Eindhoven leerden, en hoe u begint zonder groot project.

Berichten over beschikbaarheid die worden omgezet in een weekrooster.

Wat leerden zorgorganisaties die het testten?

In mei 2025 organiseerde Vilans een kennissessie over plannen en roosteren met AI. Archipel Zorggroep en Vitalis, allebei uit Eindhoven, vertelden over hun pilots op intramurale afdelingen. Hun conclusie is nuchter. Bij Archipel "werkte het technisch perfect", maar daarna begon het werk pas. De lessen op een rij:

LesWat er gebeurde
De techniek werktArchipel voerde de zorgvraag en de capaciteit in. De software rekende uit hoeveel personeel nodig was en welke looproutes het efficiëntst waren.
De invoer is het knelpuntWensen van cliënten en medewerkers veranderen steeds. Vitalis: "Het is ondoenlijk om de AI-tool continu handmatig te vullen." Zij zoeken een koppeling met het ECD.
Eerst keuzes makenPlant u per afdeling of per locatie? Welke niveaus moeten er minimaal zijn? Dat beslist de organisatie, niet de software.
Het team voelt zich bekekenDe software liet lege vlakken in diensten zien. Medewerkers voelden zich overbodig, terwijl er volgens Archipel "altijd genoeg te doen" is.
Begeleiding is nodigMedewerkers moesten wennen aan regie over hun eigen rooster.

Er is ook goed nieuws. Bij Vitalis gaat een open dienst alleen nog naar collega's die hebben aangegeven dan te kunnen werken. Medewerkers voelen geen druk meer om op een vrije dag gebeld te worden.

Welke AI zoekt u eigenlijk?

Onder "roosteren met AI" vallen drie verschillende dingen. De pilots in Eindhoven gingen over het tweede. Veel teams zoeken vooral het derde.

Vilans schrijft dat u bij zorgplanning met AI "per cliënt de zorgvraag" registreert, en dat voor de extramurale zorg nog een koppeling met het ECD nodig is. Wie alleen het personeelsrooster wil laten uitrekenen, hoeft dat niet. Kies dus eerst welk probleem u oplost.

Waarom de invoer het knelpunt is, en hoe het zonder koppeling kan

"Wat je erin stopt, krijg je eruit", staat in de wegwijzer Slimmer plannen met AI van Vilans en Vliegwiel, gemaakt op basis van interviews met zestien zorgorganisaties. Een slimme rekenmotor met verouderde beschikbaarheid maakt een rooster dat niet klopt.

De beschikbaarheid ligt in de meeste teams al ergens: in de groepsapp, in mails, op een briefje bij de planner. Het werk zit in het overtypen. Daar kan AI op een andere manier helpen dan in de pilots: niet door de zorgvraag te berekenen, maar door de berichten te lezen.

  1. Medewerkers geven hun beschikbaarheid door zoals ze gewend zijn: in een mail of in de groepsapp.
  2. De planner plakt de berichten in één keer in het programma, of ze komen per mail binnen.
  3. De AI zet "ma en wo kan ik, vrijdag niet" om in beschikbaarheid per dag en meldt wat hij niet begreep.
  4. Vaste dagen en vaste afspraken staan er één keer in en hoeven niet elke maand opnieuw.
  5. De planner controleert het rooster dat eruit komt en keurt het goed.

Zo blijft de invoer actueel zonder koppeling, en hoeft niemand een nieuw systeem te leren.

Welke keuzes maakt u voordat u begint?

De software rekent, de organisatie kiest. De wegwijzer zegt hetzelfde: bepaal eerst koers, uitdaging en benodigde informatie, en kies pas daarna software. Voor een personeelsrooster bepalen deze vijf keuzes het meest:

  1. Afdeling of locatie. Plant u per afdeling of per locatie? En mogen medewerkers op meer dan één plek werken?
  2. Bezetting. Hoeveel mensen horen bij elke dienst, per dag, en welk niveau moet er minimaal zijn?
  3. Hard en zacht. De Arbeidstijdenwet en de cao zijn hard, zoals de rust tussen diensten. "Liever geen nachten" is een wens.
  4. Eerlijk. Evenveel weekenden, avonden en nachten, gemeten per maand of per kwartaal? Zie eerlijk weekenden verdelen.
  5. Goedkeuren. Wie keurt het rooster goed, en hoe ver vooruit is het bekend? In de cao VVT is dat ten minste 28 dagen (artikel 3.2 lid 1); zie de roosterregels uit de cao VVT.

Hoe voorkomt u onrust in het team?

De les die het vaakst terugkomt, gaat niet over techniek. Wie ziet dat een computer zijn rooster maakt, vraagt zich af waar dat op uitloopt. Het advies van Vitalis: toon leiderschap en zeg duidelijk dat de tools niet bedoeld zijn om mensen te ontslaan of afdelingen te reorganiseren. Zeg dat vóór de proef, niet erna. Hoe u dat aanpakt, leest u in AI maakt het rooster eerlijker, niet het team kleiner.

Zo doet u dit morgen
  1. Schrijf in één zin op wat u wilt laten uitrekenen: de zorg per cliënt, of het personeelsrooster.
  2. Verzamel de beschikbaarheid voor volgende maand zoals hij nu binnenkomt, en noteer hoeveel tijd het overtypen kost.
  3. Leg de vijf keuzes hierboven vast op één A4.
  4. Vertel het team wat de AI wel en niet gaat doen, voordat u begint.
  5. Draai één maand naast het huidige rooster en vergelijk samen met het team.

Hoe Roosterklaar AI dit doet

Roosterklaar AI maakt het personeelsrooster, geen zorgplanning per cliënt. Medewerkers mailen hun beschikbaarheid, of u plakt de berichten uit de WhatsApp-groep. Onze AI leest ze en zegt wat hij niet begreep. Het programma berekent een eerlijk rooster binnen uw regels, met een telling per medewerker. U keurt het goed, en het definitieve rooster komt per mail als Excel in uw eigen indeling. Een koppeling met uw ECD is niet nodig. Wilt u de zorg per cliënt laten plannen, dan hebt u een ander soort programma nodig.

Veelgestelde vragen

Kan AI het rooster helemaal zelf maken?

Het rekenwerk wel. De keuzes vooraf maakt u zelf: de bezetting, de regels en wat u eerlijk vindt. En u keurt het rooster goed voordat het geldt. Zo bleek het ook in de pilots van Vitalis en Archipel Zorggroep.

Heb ik een koppeling met het ECD nodig om met AI te roosteren?

Alleen als u de zorg per cliënt wilt laten plannen, op basis van zorgvraag en gewenste tijden. Voor een personeelsrooster met vaste diensten is die koppeling niet nodig: de beschikbaarheid komt van de medewerkers zelf.

Waarom zorgt roosteren met AI soms voor onrust?

Omdat medewerkers zich zorgen maken over hun werk. In de Brabantse pilots voelden ze zich overbodig toen de software lege vlakken in diensten liet zien. Zeg vooraf waarvoor u AI gebruikt en waarvoor niet.

De termijn van 28 dagen komt uit de cao VVT 2025-2026; controleer uw eigen cao. Dit artikel is geen juridisch advies.

Wilt u zien hoe dit werkt met de berichten van uw eigen team?
Wij maken één maand gratis uw rooster voor één locatie, naast uw huidige planning. De pilotmaand heeft een vaste einddatum en geen verplichtingen.
Vraag de gratis pilotmaand aan

Bronnen

Alle bronnen geraadpleegd op 14 oktober 2026.