Roosterprogramma voor kleinschalige woonzorg

Voor locatiemanagers en coördinerend begeleiders in kleinschalige woonzorg en VVT-woonvormen

Een huis met twintig of dertig appartementen, een vast team, een paar invallers en één persoon die het rooster erbij doet. Meestal is dat de locatiemanager of de coördinerend begeleider. Het rooster komt 's avonds af, tussen de appjes over vrije dagen door. En de eerste ruil staat er al voordat het rooster hangt.

Herkent u dit?

• De beschikbaarheid komt binnen via de groepsapp, de mail, een briefje op kantoor en een praatje op de gang.
• Elke dag dezelfde puzzel: genoeg mensen op de ochtend, de avond en de nacht, en niemand te vaak.
• "Waarom heb ík wéér het weekend?" En u kunt niet zwart op wit laten zien dat het eerlijk is.
• Een late dienst met de volgende ochtend een vroege, omdat het anders niet rondkomt.

Roosterklaar AI is gebouwd door een begeleider uit de zorg, die dit van binnenuit kent. Het doet één ding: het rooster maken, binnen uw regels, eerlijk verdeeld.

Zo werkt het op uw locatie

1. De beschikbaarheid komt binnen. Medewerkers mailen hun beschikbaarheid naar het planningsadres. Of u plakt de berichten uit de WhatsApp-groep in één tekstvak. Onze AI leest ze, zet ze in het rooster en meldt wat hij niet begreep. Vaste dagen stelt u één keer in.
2. Het rooster wordt berekend. Een maand- of weekrooster, binnen al uw regels. De rekentijd hebben we gemeten: tussen 0,2 en 2 seconden. Wilt u kiezen? Dan krijgt u meerdere even eerlijke voorstellen naast elkaar.
3. U keurt goed. Daarna komt het definitieve rooster per mail binnen, als Excel in de indeling die uw team gewend is. Een wijziging typt u in gewone taal, zoals "ruil Anna en Bram op woensdag". Gaat die tegen uw regels in, dan krijgt u een waarschuwing. U houdt het laatste woord.

Past een dienst niet binnen de regels, dan ziet u een open plek. Roosterklaar AI zet niet stilletjes iemand boven zijn maximum. Een open dienst kunnen collega's in het portaal zelf oppakken; wie dat doet, krijgt hem alleen als alle regels kloppen. Aan het eind van de maand staat een rapport klaar met de diensten en uren per medewerker.

Drie regels die elke woonzorglocatie kent

1. Genoeg mensen op elke dienst. Bijvoorbeeld twee op de ochtend, één op de tussendienst, twee op de avond en één in de nacht. U stelt de bezetting per dienst in, en per weekdag anders als dat nodig is, zoals een extra avonddienst op vrijdag.
2. Geen vroege dienst na een late. De Arbeidstijdenwet vraagt na een dienst minimaal 11 uur rust. Na een nachtdienst die na 02.00 uur eindigt, is dat minimaal 14 uur. Hooguit één keer per week mag die rust worden ingekort tot 8 uur. In Roosterklaar AI legt u vast welke dienst niet op welke mag volgen: na een avond geen ochtend, na een nacht geen dagdienst. Die combinaties stellen we samen in, op uw eigen diensttijden. Alle grenzen op een rij leest u in rusttijd tussen diensten in de zorg.
3. Iedereen evenveel weekenden. Roosterklaar AI verdeelt eerlijk: evenveel diensten per week, evenveel weekenddiensten en een gelijk totaal per maand. Bij elk rooster hoort een telling per medewerker, die u aan het team kunt laten zien. Waarom dat zo goed werkt, leest u in waarom een eerlijk rooster het verloop verlaagt.

Daarnaast de afspraken per persoon: geen nachtdiensten, niet in het weekend, vaste dagen waarop iemand altijd werkt, en een eigen maximum aantal diensten per week. Verlof en ziekte voert u in als afwezigheid; die gaat altijd voor. En het eigen team gaat voor de invalpool: flexkrachten vullen alleen aan wat het vaste team niet kan.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Rijksoverheid, Wettelijke regels werktijden en rusttijden (geraadpleegd 3 oktober 2026)
• Rijksoverheid, Hoe lang mag een nachtdienst duren? (geraadpleegd 3 oktober 2026)