roosterklaarRoosterprogramma voor kinderopvang
Een kindercentrum met een paar groepen, een team van parttimers en een handvol invallers. Elke groep moet elke dag genoeg pedagogisch medewerkers hebben. De kinderen moeten vaste gezichten zien. En belt er 's ochtends iemand ziek, dan moet de groep toch bezet zijn.
Herkent u dit?
- Beschikbaarheid via de groepsapp, de mail en een briefje op kantoor.
- Per groep en per dag een ander aantal kinderen, en dus een andere bezetting.
- Een ziekmelding, en u belt rond tot er een invaller is die de groep kent.
- Parttimers met vaste dagen, die u niet zomaar kunt verschuiven.
Roosterklaar AI doet één ding: het rooster maken, binnen uw regels, eerlijk verdeeld. Dat werkt ook buiten de zorg. Een horecabedrijf met 24 medewerkers plant sinds september zijn rooster met Roosterklaar AI; de planner plakt de berichten uit de WhatsApp-groep en de AI leest ze.
Zo werkt het op uw kindercentrum
Elke groep wordt een post in het rooster, met eigen diensttijden. Per dienst stelt u in hoeveel pedagogisch medewerkers er nodig zijn, per weekdag anders als dat moet. Per medewerker legt u vast op welke groepen hij of zij niet werkt.
- De beschikbaarheid komt binnen. Medewerkers mailen die naar het planningsadres, of u plakt de berichten uit de WhatsApp-groep. Onze AI leest ze, zet ze in het rooster en meldt wat hij niet begreep.
- Het rooster wordt berekend. Een maand- of weekrooster, binnen al uw regels, in een paar seconden. Wilt u kiezen? Dan krijgt u drie even eerlijke voorstellen.
- U keurt goed. Het rooster komt per mail binnen, als Excel in uw eigen indeling. Een wijziging typt u in gewone taal, zoals "ruil medewerker A en B op woensdag". Gaat die tegen uw regels in, dan krijgt u een waarschuwing.
Ziekte en verlof voert u in als afwezigheid; die gaat altijd voor. Een dienst die niet binnen de regels past, blijft open. Collega's en invallers kunnen die in het portaal oppakken, als alle regels kloppen. Aan het eind van de maand krijgt u een rapport met diensten en uren per medewerker.
Drie regels die elk kindercentrum kent
- Genoeg pedagogisch medewerkers op de groep. Hoeveel kinderen een locatie mag opvangen, hangt af van hun leeftijd en het aantal pedagogisch medewerkers: de beroepskracht-kindratio (BKR). Voor de berekening wijst de Rijksoverheid naar de rekentool op 1ratio.nl. Roosterklaar AI rekent de BKR niet uit. U zet de uitkomst om in een bezetting per groep, dienst en weekdag; het rooster vult die, of toont een open plek.
- Het rooster 21 dagen vooraf bekend. Werkt een medewerker volgens een rooster, dan laat u minimaal 21 kalenderdagen van tevoren weten op welke dagen en tijden die medewerker werkt. Binnen die termijn mag het rooster alleen nog wijzigen om een zieke collega te vervangen, of een collega met bepaalde vormen van buitengewoon verlof (cao Kinderopvang, artikel 4.3 lid 5). Een rooster dat in seconden berekend is, kunt u ruim op tijd rondsturen.
- Vaste dagen, en eerst het eigen team. Afgesproken werkdagen veranderen alleen in overleg, en pas 3 maanden na dat overleg, tenzij u samen een kortere termijn afspreekt (artikel 4.3 lid 4). Bij het inroosteren gaan medewerkers met een vaste arbeidsovereenkomst voor op nul-urencontracten, en die weer op uitzendkrachten en zzp'ers (artikel 4.3 lid 6). In Roosterklaar AI stelt u vaste dagen per medewerker één keer in. Het eigen team wordt eerst ingepland; wie u als invaller instelt, vult aan wat open blijft.
Vaste dagen helpen ook bij vaste gezichten: in de dagopvang werkt minimaal één vast gezicht van het kind op de groep. Dat controleert u zelf, want Roosterklaar AI plant medewerkers, geen kinderen.
Veelgestelde vragen
Rekent Roosterklaar AI de beroepskracht-kindratio uit?
Nee. Hoeveel pedagogisch medewerkers een groep per dienst nodig heeft, bepaalt u zelf, bijvoorbeeld met de rekentool op 1ratio.nl. Dat aantal stelt u in als bezetting; Roosterklaar AI vult die binnen uw regels.
Houdt Roosterklaar AI rekening met contracturen?
Ja. Per medewerker stelt u de contracturen per week in, naast vaste dagen en een eigen maximum aantal diensten per week. Zet u de regel aan, dan plant de AI nooit meer uren dan het contract; bij elk rooster ziet u per week de uren tegen het contract. Afspraken uit uw cao zet u om in zulke regels; het systeem leest de cao niet zelf.
Welke gegevens heeft Roosterklaar AI nodig?
Alleen wat nodig is voor het rooster: namen of afkortingen van medewerkers, groepen, diensten, beschikbaarheid en afwezigheid. Geen gegevens van kinderen of ouders. De afspraken daarover leggen we vast in een verwerkersovereenkomst, voordat de eerste naam bij ons binnenkomt.
Wij maken één maand gratis het rooster voor één locatie. U legt het naast uw huidige rooster en vergelijkt zelf. Geen verplichtingen en geen software installeren. Wel vragen we na afloop om uw eerlijke mening.
Start de gratis pilotmaand