Roosterprogramma voor zorgbureaus met een eigen flexpool

Voor eigenaren en planners van zorg-uitzendbureaus en bemiddelaars met een eigen pool

Bij een zorgbureau is de personeelsplanning het product. Opdrachtgevers vragen diensten aan, uw professionals geven door wanneer ze kunnen, en daartussen zit een planner met een telefoon vol berichten. Een dienst in de groepsapp zetten en kijken wie het eerst reageert, werkt. Tot de pool groeit, of tot twee mensen tegelijk "ja" zeggen.

Herkent u dit?

• Diensten uitzetten in een groepsapp, en daarna nalopen wie er nu echt staat.
• Vaste krachten die te weinig diensten krijgen, terwijl de oproepkrachten vol zitten. Of andersom.
• Per opdrachtgever andere tijden, andere aantallen en andere eisen aan wie er mag komen.
• Aan het eind van de maand de diensten en uren per professional bij elkaar zoeken.

Daar komt bij: sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer volledig op schijnzelfstandigheid. Wie professionals in loondienst of in een eigen pool neemt, roostert ze ook zelf in.

Zo werkt het voor een bureau

Uw opdrachtgevers of afdelingen worden posten in het rooster, elk met eigen diensttijden en een eigen bezetting. Delen twee posten samen een aantal plekken, zoals twee afdelingen die samen drie mensen nodig hebben? Dan verdeelt Roosterklaar AI die plekken over beide posten. Per professional legt u vast op welke posten hij of zij niet kan werken.

1. De beschikbaarheid komt binnen. Professionals mailen wanneer ze kunnen naar het planningsadres, of u plakt hun berichten uit de groepsapp. Onze AI leest ze, zet ze in het rooster en meldt wat hij niet begreep.
2. Het rooster wordt berekend. Een maand- of weekrooster, binnen al uw afspraken, in 0,2 tot 2 seconden (gemeten). Eerst de vaste krachten, daarna vult de flexpool aan. Wat dan nog openstaat, ziet u als open plek. Wilt u kiezen, dan krijgt u meerdere even eerlijke voorstellen naast elkaar.
3. U keurt goed. Het definitieve rooster komt per mail binnen, als Excel in uw eigen indeling. Open diensten kunnen professionals in het portaal oppakken. Aan het eind van de maand staat per professional een rapport klaar met de gewerkte diensten en uren.

Een wijziging typt u in gewone taal, zoals "ruil Anna en Bram op woensdag". Gaat die tegen uw afspraken in, dan krijgt u een waarschuwing. U houdt het laatste woord.

Drie regels die elk bureau hanteert

1. Elke opdrachtgever zijn eigen diensten. Per post eigen begin- en eindtijden en een eigen bezetting, en per weekdag anders als de opdrachtgever dat vraagt. Is een post op zondag niet nodig, dan zet u de bezetting die dag op nul.
2. De juiste persoon op de juiste plek. U legt per professional vast waar hij of zij niet kan werken, wie geen nachtdiensten of weekenden doet, en welke dagen vast staan. Niemand krijgt twee diensten op één dag. Het berekende rooster houdt zich daar hard aan.
3. Vaste krachten eerst, en niemand te veel. Het vaste team wordt eerst ingepland, de flexpool vult aan. Naast het algemene maximum stelt u per professional een eigen maximum aantal diensten per week in. En de diensten worden eerlijk verdeeld: evenveel per week, evenveel weekenddiensten, met een telling per professional. Waarom die telling ertoe doet, leest u in waarom een eerlijk rooster het verloop verlaagt.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• Rijksoverheid, Vanaf 1 januari 2025 volledige handhaving op schijnzelfstandigheid (nieuwsbericht 6 september 2024)