Wat kost handmatig roosteren écht? De rekensom die niemand maakt

augustus 2026, bijgewerkt oktober 2026. Leestijd 4 minuten.

Vraag een zorgorganisatie wat het rooster kost, en het antwoord is meestal: "niets — dat doet onze planner erbij." Precies daar gaat het mis. Roosteren lijkt gratis omdat de kosten verstopt zitten in uren, fouten en verloop. Tijd voor de volledige rekensom.

1. De zichtbare kosten: plannertijd

Een maandrooster voor een team van 15 tot 40 mensen kost, inclusief het verwerken van wensen en de ruilingen daarna, al snel 2 tot 4 volle werkdagen per maand. Tegen reële loonkosten (loon plus werkgeverslasten, €35–50 per uur) betekent dat:

Dus nog vóór er iets misgaat, kost het rooster €560 tot €1.600 per maand. Elke maand opnieuw.

2. De onzichtbare kosten

• Fouten en gaten. Een gemiste rusttijd of dubbele boeking betekent last-minute bellen, duurdere invalkrachten of een dienst die de planner zelf opvult.
• Ruil-chaos. Elke ruiling via appjes en briefjes is een kans op miscommunicatie — en kost de planner opnieuw tijd die nergens geregistreerd wordt.
• Verloop door oneerlijkheid. De duurste post van allemaal. Wie structureel het gevoel heeft de vervelende diensten te krijgen, vertrekt — en één vertrekkende zorgmedewerker kost aan werving en inwerken al snel duizenden euro's. (Waarom eerlijkheid meetbaar moet zijn →)
• Kwetsbaarheid. Als de planner uitvalt, valt het rooster uit. Kennis die in één hoofd zit, is een bedrijfsrisico.

3. Wat mag software dan kosten?

Een gezonde vuistregel in de zakelijke wereld: software mag 10 tot 30% van de aantoonbare besparing kosten. Bij €560–1.600 aan plannertijd per maand is dat €56 tot €480. Opvallend genoeg betaalt een team van 30 voor een digitaal planbord — software waarin de planner nog steeds zélf sleept — al snel €120 tot €180 per maand. Het werk blijft dan gewoon liggen waar het lag.

4. Eerst zien, dan rekenen

Een rekensom op papier overtuigt niemand. Daarom beginnen wij met een gratis pilotmaand: wij maken uw rooster voor één maand, naast uw huidige planning, met uw eigen regels. U legt de twee naast elkaar en ziet zelf hoeveel uur het scheelt en hoe eerlijk de verdeling is.

Geen verplichtingen en geen software installeren. Pas als de rekensom voor ú klopt, praten we verder.